evasys: KI-Kompetenz unternehmensweit ausgebaut.

Über das Unternehmen

Die evasys GmbH mit Sitz in Lüneburg ist seit ihrer Gründung 1996 einer der führenden Anbieter webbasierter Software für automatisierte Umfragen, Prüfungen und Qualitätsmanagement. Mit den Produkten evasys für Befragungs- und Feedbackprozesse, evaexam für digitale Prüfungen und qurricula für das Qualitätsmanagement in Studium und Lehre deckt das rund 70 Mitarbeitende starke Unternehmen den kompletten Kreis von der Datenerhebung über die Analyse bis zur datenbasierten Entscheidung ab. Mehr als 900 Institutionen weltweit vertrauen auf die Lösungen: rund zwei Drittel davon kommen aus dem Bildungssektor. Als ISO-27001-zertifiziertes Unternehmen mit Servern in Deutschland steht evasys für höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

Der nächste Schritt in der KI-Strategie

Für evasys ist Künstliche Intelligenz eine der zentralen strategischen Initiativen. Unter dem Leitmotiv „AI @ evasys" verfolgt das Unternehmen sechs klar definierte Ziele: KI-Wissen im Team weiter aufzubauen, praktische Anwendungsfälle zu identifizieren und zu bewerten, KI an die bestehende Systemlandschaft anzubinden, einen verantwortungsvollen Rahmen im Einklang mit dem EU AI Act zu schaffen, eine möglichst anbieterunabhängige Plattform-Perspektive zu entwickeln und eine lebendige KI-Lern- und Inspirationskultur zu fördern.

Bereits vor dem Start arbeitete ein Großteil des Teams täglich mit KI, und eine eigene „AI Community of Practice" trieb das Thema intern voran. Der KI-Führerschein sollte diese Dynamik gezielt weiter beschleunigen: Rund 16 Mitarbeitende aus nahezu allen Bereichen (von der Geschäftsführung über Produktentwicklung, Sales und Marketing bis hin zu Professional Services, Support, HR und Finance) sollten ihre Kompetenzen auf ein gemeinsames, höheres Niveau heben und eine geteilte Sprache für den Umgang mit KI entwickeln. Weil auch das Management Team um CEO Boy Hengstmann von Beginn an mitmachte, wurde das Programm über alle Ebenen hinweg unterstützt.

Die Lösung von snipKI

snipKI setzte den KI-Führerschein als praxisnahes, mehrwöchiges Lernprogramm auf, das intensive Live-Module mit begleitenden Consulting-Sessions kombinierte. Herzstück waren die individuellen Mikroaufgaben: Jede teilnehmende Person erhielt praktische Aufgaben, die auf ihre Rolle und ihren Fachbereich zugeschnitten waren, um das Gelernte direkt am eigenen Schreibtisch anzuwenden. Damit der Einstieg reibungslos gelang, stellte snipKI vorbereitete Master-Context-Dateien bereit, mit denen die Teilnehmenden sofort strukturiert arbeiten konnten.

Weil das Team ein hohes Lerntempo wünschte, war das Programm fordernd angelegt und ging über die Grundlagen hinaus schnell in die Tiefe. Als zentrales KI-Werkzeug stand das firmenweit lizenzierte ChatGPT im Mittelpunkt, ergänzt um die Tools, die in den jeweiligen Abteilungen bereits im Einsatz waren. Ein weiterer Pluspunkt: In den Sessions lernten die Teilnehmenden neben ihrer Haupttrainerin weitere snipKI-Expertinnen und -Experten kennen und profitierten so von unterschiedlichen Perspektiven. Bei technischen Fragen war das snipKI-Team durchgängig ansprechbar und gab unmittelbar Feedback.

Implementierung im Alltag

Die Teilnehmenden verknüpften die Aufgaben konsequent mit echten Anwendungsfällen aus ihrem Arbeitsalltag. So entstand über die Bereiche hinweg ein breites Spektrum an gelebten Use Cases:

Präsentationen im Handumdrehen: Ansprechende PowerPoint-Präsentationen entstehen in einem Bruchteil der bisherigen Zeit. Der Fokus verschiebt sich auf das gezielte Prüfen und Verfeinern der Ergebnisse.

KI als Sparringspartner: Die Teilnehmenden geben der KI zunächst Kontext, lassen sich gezielte Fragen stellen und erarbeiten Konzepte iterativ im Dialog. Diese Arbeitsweise hat sich als besonders wirkungsvoll erwiesen.

Recherche und Wissensarbeit: Fundierte Recherchen und das Verdichten komplexer Inhalte beschleunigen die konzeptionelle Arbeit, etwa wenn das Team die Produktdokumentation aus Confluence über KI erschließt.

Bild- und Medienbearbeitung: KI-gestützte Bildbearbeitung liefert im Marketing und in der Content-Erstellung schneller passende Ergebnisse.

Softwareentwicklung mit KI: Das Entwicklungsteam nutzt KI-gestütztes Coding unter Hinzunahme von Skills und MCP-Servern sowie projektspezifischen Konventionen, damit die KI die internen Standards zuverlässig berücksichtigt.

Analyse und Automatisierung: Reports, Verträge und Daten werden effizient ausgewertet, wiederkehrende Routinen zunehmend automatisiert.

Ergebnisse

Der KI-Führerschein hat bei evasys eine gemeinsame, reife Haltung zur KI verankert. In ihren persönlichen „KI-Manifesten" hielten die Teilnehmenden fest, wie sie künftig mit KI arbeiten wollen. Quer durch alle Bereiche zeigten sich dieselben tragenden Prinzipien: KI als Sparringspartner und Werkzeug zu verstehen, bei dem der Mensch die Entscheidung behält; KI-Ergebnisse konsequent als Ausgangspunkt zu prüfen statt als Wahrheit zu übernehmen; und Compliance, Datenschutz sowie den EU AI Act als feste Leitplanken mitzudenken. Ebenso klar formulierte das Team seine roten Linien: keine Delegation bei Entscheidungen mit hoher Tragweite, keine Personalentscheidungen per KI und keine sensiblen Daten in frei zugängliche Tools.

Über dieses gemeinsame Mindset hinaus ist das Team spürbar geübter darin, präzise zu prompten, Ergebnisse kritisch zu bewerten und iterativ zum besten Resultat zu gelangen. Diese Kompetenz gewinnt mit der Verbreitung von KI-Automatisierungen weiter an Bedeutung. Dass sich vom CEO bis in die Fachbereiche alle Ebenen aktiv beteiligt haben, gibt der „AI @ evasys"-Initiative zusätzlichen Rückenwind. Die Wirkung reicht bereits über das Programm hinaus: evasys denkt konkrete nächste Schritte an, darunter eine vertiefende KI-Schulung für das gesamte Vertriebsteam und die Weiterentwicklung abteilungsübergreifender Anwendungsfälle.