Texte in PowerPoint flexibel mit dem Amper AI Assistant bearbeiten

Moin! In diesem Snip zeige ich dir eine Erweiterung für Microsoft Office, also für Microsoft 365, und zwar geht es um den empower AI Assistant. Das ist eigentlich ein etwas größeres Paket, das nennt sich empower Express Light, aber darin ist der AI Assistant enthalten. Dieses Plug-in gibt es für Outlook, für Word und für PowerPoint, aber wir schauen uns jetzt nur die PowerPoint-Variante an, denn da kann der AI Assistant etwas, was der Microsoft Copilot nicht kann: Er kann nämlich direkt Textfelder und Überschriftenfelder und so weiter manipulieren und verändern. Das schauen wir uns jetzt an. Ja, und schon sind wir in PowerPoint in der normalen Arbeitsumgebung, und ich habe hier ein paar Folien mitgebracht, um dir damit die grundsätzliche Funktionsweise des AI Assistant näherzubringen. Vorweg ein paar Worte zur Installation: Du erwirbst den AI Assistant als Teil eines Paketes, das nennt sich empower Express Light. Das ist die günstigste Variante oder das günstigste Paket von empower. empower bietet viele Funktionen zur schnellen Überarbeitung und zur schnellen Erstellung von Folien, natürlich vorwiegend im Business-Kontext. empower ist darauf spezialisiert, Folien so zu bearbeiten, dass sie einem Corporate Design folgen. Das ist das, was die besonders gut können. Und in diesem Zuge ist kürzlich ein neues Modul hinzugekommen, der sogenannte AI Assistant, und ich habe mich entschieden, nur diesen AI Assistant zu installieren. Das kannst du wählen: entweder das gesamte Paket Express Light oder den AI Assistant oder beides zusammen. Ich habe jetzt nur den AI Assistant, und der wohnt hier oben rechts direkt neben dem Copilot im Menü. Das ist einfach nur ein Knopf. Okay, was muss ich tun, damit ich mit dem AI Assistant vernünftig arbeiten kann? Das läuft so, dass ich hier auf der Folie ein Textfeld anklicke und damit auswähle, weil ich ja diesen Text in diesem Textfeld in irgendeiner Weise bearbeiten möchte. Also ich teile dem AI Assistant durch das Anklicken des Textfeldes mit, um welchen Text er sich kümmern soll. Ich habe das gemacht, das ist ausgewählt. Ich klicke jetzt auf den AI Assistant, und dann erscheint hier so ein freischwebendes Fenster. Und in der linken Hälfte dieses Fensters ist der Text, der sich in dem Textfeld auf der Folie befindet, hier schon ausgewählt, und ich kann jetzt hier oben in diesem Bereich einen Prompt hineinschreiben, was mit diesem Text passieren soll. Das Sprachmodell dahinter ist ganz normal GPT-4. Wichtig dabei zu wissen: Es wird nicht die Schnittstelle von OpenAI angesprochen, sondern es wird GPT-4 in dem Microsoft-Azure-Netzwerk angesprochen. Das heißt, die Daten, die jetzt hier ausgetauscht werden mit dem großen Sprachmodell, bleiben innerhalb des Microsoft-Netzwerks, und das ist auch wichtig für ja, Corporate Clients, also für Unternehmenskunden. Die möchten ja nicht unbedingt, dass jetzt unkontrolliert möglicherweise sensible Texte und Daten in irgendwelche fremden Netzwerke geschickt werden. Microsoft verspricht, dass das innerhalb des Netzwerks bleibt und z. B. dann auf europäischen Servern gehostet wird. Das leistet also dieses Add-in, es arbeitet also in dieser Microsoft-Umgebung. Nun kann ich diesen Text, diesen Prompt direkt hier reinschreiben. Ich kann aber auch hier solche Shortcuts nehmen. Hier sind ein paar Buttons schon vorgewählt. Ich kann also Texte übersetzen, ich kann Texte in Aufzählungslisten überführen, ich kann die Rechtschreibung und Grammatik prüfen, ich kann Texte kürzen, verbessern oder einfach umformulieren. Das sind also die offenbar häufigsten Funktionen. Ich kann aber auch mir eigene Prompts abspeichern, sodass ich dann hier in dieser Liste auch eigene Shortcuts habe für eigene Prompts. Ich werde aber jetzt diesen Text erstmal ins Deutsche übersetzen, und da brauche ich einfach nur „Translate to DE“ anklicken. Dahinter verbirgt sich ein ziemlich ausgeschlafener Prompt: „Translate into German and make it sound native German. If the original text is already in German, please only repeat the text.“ Da ist schon ein bisschen Erfahrung im Prompten eingeflossen in diesen Prompt: Wenn also der Text schon bereits Deutsch ist, dann soll er einfach nur wiederholt werden, und wenn er eben halt nicht Deutsch ist, dann soll er übersetzt werden. Gut, damit habe ich jetzt hier schon einen Text bekommen auf Deutsch, und den kann ich hier mit „Akzeptieren“, diesem Knopf hier unten, kann ich diesen Text einfügen. Damit ist dann auch dieses Textfeld auf der Folie schon übersetzt. Das ist etwas übrigens, was der Microsoft Copilot in PowerPoint nicht kann. Der kann ganze Folien generieren oder vielleicht auch mal eine Inhaltsangabe machen so recht, aber manchmal, wenn man da promptet, dann sagt er immer: „Ich will jetzt aber immer eine neue Folie generieren und ersetze damit alle Folien, die du schon hast.“ Deshalb ist das nicht wirklich zweckmäßig mit dem Copilot in PowerPoint, einzelne Texte zu übersetzen oder zu generieren. Das klappt nicht so richtig. Und das ist also eine Lücke, die der AI Assistant schließt. Mit dessen Hilfe kann ich direkt Textfelder auf der Folie oder mehrere Textfelder in einem Rutsch auf mehreren Folien bearbeiten, kürzen, übersetzen, prüfen, was man auch immer mit großen Sprachmodellen machen kann. Hier ist nun eine Sache passiert, die vielleicht ein bisschen umständlich ist: Dieses Registered-Trademark-Zeichen, das muss hochgestellt sein. Das ist jetzt durch das Ersetzen des Textes an Formatierung verloren gegangen. Okay, damit muss man leben, das ist dann so. Aber ich stelle jetzt auch fest, dass dieser Text auch ein bisschen, ja, zu lang ist. Ich kann also den AI Assistant noch mal starten und kann sagen: „Mensch, nimm diesen deutschen, inzwischen jetzt deutschen Text und kürze ihn.“ Und dann wird mir hier also ein kürzerer Text vorgeschlagen. Ich kann hier auf „Akzeptieren“ gehen, und dann ist dieser Text kürzer, und dann kann ich dann vielleicht auch irgendwie sagen, ich arbeite mit Absätzen, dass das vielleicht etwas lesefreundlicher ist. Also das ist ein, wie ich finde, schönes Verfahren, um Texte in PowerPoint-Folien zu manipulieren. Nur zur Info: Der AI Assistant funktioniert auch in Outlook und auch in Word, aber da ist es für mich nicht so wichtig, ihn einzusetzen, weil ich finde, da ist auch der Copilot ziemlich gut. Der Copilot kann ja in Word auch einzelne Absätze generieren oder umformulieren, und so ähnlich funktioniert das ja auch in Outlook mit Texten in E-Mails. Für PowerPoint hingegen ist der AI Assistant eine echte Erleichterung, weil dort ja der Copilot nicht so funktioniert, wie ich das eigentlich auch immer gehofft habe. Okay, was kann ich noch machen mit dem AI Assistant? Ich kann z. B. jetzt auch hier auf diese Folie gehen und sagen: „Guck mal hier, diese Überschrift, die ist viel zu lang, die muss gekürzt werden.“ Ich klicke einfach die Überschrift an, gehe auf AI Assistant und sage „Shorten“. Und dann, ja, ist es schon kürzer. Okay, ich möchte jetzt vielleicht, dass die Überschrift so kurz ist, dass sie einzeilig wird. Das ist eine ganz häufige Anforderung beim Überarbeiten von Folien, dass man versucht, Überschriften einheitlich einzeilig hinzubekommen. Und dann kann ich das jetzt auch hier manuell machen: „snipKI bietet über 260 Lernvideos“. Mal gucken. So, das habe ich jetzt also auch mit meiner Erfahrung, mit meinem Wissen, wie man Texte schnell umformulieren kann, eben schnell gemacht, aber viel Tipparbeit spart der AI Assistant. Ich kann jetzt auch gucken, dass ich das hier vielleicht kürzer mache. Das ist eine Aufzählungsliste, aber die besteht aus relativ langen Sätzen. Das ist nicht interessant für eine Präsentation. Also sage ich auch hier „Shorten“. Und mal gucken. Jetzt ist aber etwas passiert: Ich habe ja hier mehrere Absätze, also mehrere Zeilen, was ja die Aufzählungspunkte darstellen, und jetzt ist hier in der gekürzten Variante ein einzelner Absatz entstanden. Das ist nicht das, was ich möchte. Ich möchte ganz gerne, dass die Absätze erhalten bleiben. Also ändere ich den Prompt und sage: nicht nur „shorten this text noticeability“, sondern ich sage „and preserve the paragraphs!“ mit einem Ausrufezeichen. So, dann wird das also nochmal gemacht. Gut, das hat jetzt im Moment nicht geklappt. Ich probiere das einfach nochmal. Ah, das ist doof. Vorführeffekt. Das hat eigentlich vorhin geklappt. „and“ – vielleicht muss ich das Ausrufezeichen wegnehmen, das kann manchmal – und hier noch ein Oxford-Komma reinmachen, mal gucken. Okay, jetzt hat es funktioniert. Man muss manchmal doch ein bisschen probieren, ihr kennt das vom Prompten. Jetzt habe ich hier einzelne Absätze, und wenn ich das akzeptiere, dann bleiben meine Aufzählungspunkte erhalten und jeder Aufzählungspunkt ist ein bisschen kürzer geworden. So, das kann ich dann noch vielleicht ein bisschen optimieren. Ja, ich kann vielleicht auch hier unten diesen letzten Satz vielleicht fett machen, weil das ja auch eher so ein Call-to-Action ist. Und ich könnte auch überlegen, ob ich jetzt nur das markiere und versuche zu kürzen, also „Shorten“. Noch weiter shorten. Noch weiter probieren. Okay. Gut, ist ein bisschen kürzer geworden. Ja, also auch so kann man arbeiten. Ich markiere Text innerhalb eines Textfeldes, und dann sucht sich der AI Assistant auch wirklich nur diesen Text und arbeitet mit dem. Gut, das ist eine wunderbare Art, Texte zu manipulieren in PowerPoint. Es geht auch mit mehreren Folien. Ich habe hier unten Folien, die kennst du vielleicht schon, wenn du einen anderen Snip von mir gesehen hast, da geht es um Microsoft-Copilot-Varianten. Und das sind hier so zwei Folien. Wenn ich die beide markiere, also hier links auswähle, dass beide ausgewählt sind, und dann den AI Assistant starte, dann geht jetzt der AI Assistant wirklich jedes Textfeld der Reihe nach durch auf jeder der markierten Folien. Und das ist super praktisch. Das möchte ich jetzt gerne ins Englische übersetzen: „Translate to English“. Und da sage ich auch nochmal: „preserve“ – vielleicht „Important: preserve paragraphs.“ So. Und das werde ich dann mal abschicken. Gut, hier ist es einfach. Jetzt das ist ein Einzeiler, und hier siehst du auch: Es gibt eins von 19 Textfeldern auf diesen beiden Folien, und der AI Assistant geht jetzt der Reihe nach durch und arbeitet die Textfelder ab. Und ich kann jedes Mal gucken: Will ich das akzeptieren oder vielleicht noch bearbeiten? Hier ist es so, da hat der Zeilenumbruch nicht geklappt, das werde ich dann nochmal von Hand einbauen. Okay, hier muss ich das nochmal probieren. Das kommt manchmal vor, dass offenbar die Texte dann schon so kurz sind im Deutschen, dass der AI Assistant nicht weiß, was er damit machen soll. Okay. Ich werde jetzt einfach diese zweite, den zweiten Teil des Prompts – wenn es schon Englisch ist, dann lass es – weglassen. Vielleicht bringt, führt das zur Verwirrung. Okay. Na, vielleicht mal hier ein bisschen gucken. Tja, das klappt leider nicht, dann muss ich das überspringen. Gut, hier habe ich dann auch eine Übersetzung mit der richtigen Währung, da muss ich dann auch drauf achten, dass es halt – Entschuldigung – Euro bleibt und nicht plötzlich Dollar wird. So, hier scheint das zu klappen mit der Formatierung. Hier muss ich auch wieder gucken, dass es Euro bleibt. Akzeptieren. Und dann auch hier nochmal an den Zeilenumbruch denken, damit das dann auch im Layout passt. Was jetzt relativ aufwendig wirkt – hier gibt es übrigens nur drei Punkte, da kann ich dann „Überspringen“ klicken –, was hier so ein bisschen aufwendig wirkt, ist aber in der Praxis eigentlich eine große Hilfe. Wenn ich den Text oder die ganzen Texte jetzt einzeln übersetzen müsste in einer Folie, ich müsste jedes Textfeld anklicken, ich müsste den Text ändern, da reintippen und so weiter oder mit Copy-and-paste arbeiten, das ist super aufwendig. Dieser ganze Copy-and-paste- und Tippvorgang wird stark vereinfacht durch dieses Vorgehen durch den AI Assistant. Also da merkt man, dass dieses Tool auch wirklich von Praktikern entwickelt wurde. Das ist halt dann Fleißarbeit, ja. Man muss manchmal dann ins Detail gehen, und gerade wenn die Folien so komplex sind mit vielen, vielen kleinen Textfeldern, ist das eine große Erleichterung. So, mal gucken, wie schnell ich jetzt hier dadurch komme. So, Architecture, genau, das sollte ich behalten. Das kann ich überspringen, das bleibt so. Das kann ich überspringen, das bleibt so. Und das kann ich überspringen, und das kann ich akzeptieren. Okay. So, jetzt gucken wir mal, was passiert ist: Microsoft Copilot Variants, Private Use, Microsoft Copilot Free. Okay, hier muss ich mal schauen, das mache ich auch, schreibe ich klein, und hier hat der Zeilenumbruch jetzt nicht so richtig geklappt, da muss ich den von Hand einfügen, dass das dann logisch bleibt. Das sollte so richtig sein. Ach so, genau, hier hat das nicht geklappt, die Übersetzung. Ich probiere das jetzt nochmal, indem ich dieses Textfeld – Okay, so scheint das geklappt zu haben. Jetzt kann ich also auch, wenn ich nachträglich nochmal was übersetzen muss, direkt ins Textfeld gehen und den AI Assistant einfach nochmal neu starten. Und so komme ich eigentlich relativ schnell zu einer sorgfältig übersetzten Folie. Auch das: Architecture. Das sieht gut aus. Eine Kleinigkeit habe ich vergessen: Der AI Assistant kann natürlich auch aus dem Nichts komplett neue Texte generieren. Also er ist nicht nur dafür da, vorhandene Texte zu bearbeiten, wie gerade eben gezeigt, sondern man kann auch leere Folien damit befüllen. Ich habe jetzt hier eine Folie, die vollkommen leer ist, und jetzt kann ich hier dieses Titelfeld anklicken, starte den AI Assistant, und dann kann ich hier einen Text generieren. Hier unten ist nichts zu sehen, es ist ja kein vorhandener Text da, der irgendwie bearbeitet werden soll. Und nun kann ich irgendwie schreiben: „Gib mir zehn klickstarke Hooks zum Thema KI-Lernplattform snipKI.“ So, mal gucken, was da passiert. Jetzt wird also ein Text generiert. Genau: „Entfesseln Sie Ihr Potenzial: Die Zukunft des Lernens mit snipKI.“ Also da kann ich mir also verschiedene Vorschläge geben lassen. Tja, und dann lösche ich einfach das raus, was ich nicht brauche. Ich nehme jetzt einfach mal hier die Version 1. Das werde ich lassen und alles andere weglöschen. Ich akzeptiere, und dann wird dann der Text direkt ins Feld reinkopiert. Gut, das ist jetzt ein bisschen lang, jetzt könnte ich den Text wieder kürzen oder weiter verfeinern. Das Ganze geht natürlich auch mit einem größeren Text. Also ich markiere das große Textfeld, starte den AI Assistant. Weil das Textfeld leer ist, ist hier auch nichts weiter zu sehen, und ich kann jetzt irgendwie prompten und sagen: „Was weiß ich, beschreibe die Lernplattform snipKI, die inzwischen weit über 260 Lernvideos bietet, in den höchsten Tönen.“ So! Mal gucken, was da passiert, was sich da die KI aus den Fingern saugt. So, und dann haben wir also jetzt hier einen Text, der mir vorgeschlagen wird, den ich dann übernehmen kann oder bearbeiten kann. Hier habe ich ja übrigens jetzt einen Prompt verfasst, um etwas Neues zu generieren. Wenn mir dieser Prompt gefällt, wenn der Prompt also auch das liefert, was ich im Wesentlichen erwartet habe, kann ich hier auf so einen Stern klicken, und damit wird dann gleich dieser Prompt als Favorit hinzugefügt. Ich kann also jetzt hier oben bei „Neuer Prompt“ einfach sagen: „snipKI loben“, nenne ich das mal, und dann kann ich das hinzufügen. So, und dann erscheint hier in einer leicht anderen Farbe, in so einem türkisfarbenen Blau, erscheint dann dieser Button, sodass ich dann in Zukunft diesen Prompt direkt abrufen kann. Das noch kurz als Ergänzung: Der AI Assistant kann natürlich auch Texte generieren. Schauen wir uns zum Schluss die Webseite von empower an. Dort gibt es die Seite für empower Express. Und um mal zu gucken, was das kostet, gehe ich auf „Jetzt anmelden“, und dann habe ich hier eine Preisliste. Das ist jetzt übrigens schon die Variante für kleine Unternehmen. Also normalerweise wendet sich empower an größere Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, das sind ganz andere Preise. Hier in diesem Bereich gibt es die empower Express Light-Version für kleine Unternehmen, für Einzelunternehmen und so weiter. Es reicht die Light-Version für 9,99 € im Monat. Man kann das 30 Tage testen, dann auch hier sagen: „Nee, gefällt mir doch nicht“, dann kann man es wieder abbrechen. Also vielleicht ist das ein Tipp, einfach mal auszuprobieren, risikolos für 30 Tage. Was in diesem Paket enthalten ist, sehe ich hier: ist die Spalte für Light, und dort ist nicht nur der Agenda Assistant, sondern auch der AI Assistant drin. Und das ist das Modul, was ich ja gerade vorgestellt habe. Und ganz ehrlich: Die anderen großen Funktionen, da bin ich gar nicht so scharf drauf, das ist dann vielleicht ein anderes Thema, aber hat mit KI nicht so viel zu tun. Der AI Assistant, dieses neue Modul von empower, finde ich, ist auf jeden Fall auch die 9,99 € wert nach meinem Empfinden, weil es die Arbeit, wenn man viel mit Folien arbeitet, wirklich extrem vereinfacht.