Komplexe Google-Sheets- und Excel-Formeln mit ChatGPT erstellen

Hi und herzlich willkommen zu unserem heutigen Snip. Heute zeigen wir dir, wie du ChatGPT nutzen kannst, um komplizierte Google-Sheets- oder Excel-Formeln zu erstellen. Viele von uns kennen das: Wir sitzen vor so einem Google Sheet oder einer Excel-Tabelle und wissen nicht so genau, wie diese eine Formel noch mal funktioniert hat, oder wir wollen vielleicht was machen, was wir vorher noch nie gemacht haben, um unsere Daten richtig zu verarbeiten. Und früher ist man da wahrscheinlich zu Google gegangen, hat da versucht, die richtige Formel raus, ja, zu googeln, rauszufinden. Und das war damals schon ein relativ großer Pain, insbesondere wenn das Excel-Sheet oder das Google Sheet auf Deutsch eingestellt ist, da sind nämlich auch die Formeln anders. Und ja, mit ChatGPT wird das alles deutlich leichter. Und in dem Snip lernst du, wie du ChatGPT nach Formeln fragen kannst, aber auch, wie du vielleicht, sofern es keine sensiblen Daten sind, dein Google Sheet oder dein Excel-Sheet reinladen kannst, um dann quasi direkt in deinem Sheet die richtige Formel zu bekommen. Und das Ganze hilft dir natürlich auch, dadurch, dass du quasi im Austausch bist mit ChatGPT, die Formel zu verstehen. Du kannst auch immer nachfragen, warum die Formel so ist, oder kannst dir Formeln weiter erklären lassen und wirst so Schritt für Schritt zum Excel- oder Google-Sheets-Experten oder Expertin. So, und wir nutzen für unser Beispiel hier ein mit ChatGPT erstelltes Sheet einer Liste an Mitarbeitenden. Wir sehen hier, wir haben den Vornamen, wir haben den Nachnamen, wir haben das Alter, wir haben die Stadt, wir haben das jährliche Gehalt, wir haben das monatliche Gehalt, wir haben die Abteilung, in der die Person arbeitet, Eintrittsdatum, eine Mitarbeiter-ID und natürlich eine Fake-E-Mail-Adresse. Und anhand dieses Sheets wollen wir jetzt ein paar, ja, Formeln und Analysen fahren und wissen natürlich nicht, wie die Formeln lauten. Und dafür fragen wir ChatGPT. So, und wir machen erstmal ein bisschen Stage Setting hier im ChatGPT-Chat, damit ja hier der Bot im Prinzip weiß, was jetzt auf ihn oder sie zukommt. Und zwar sagen wir hier: 'Du bist mein kleiner Google Sheets Helfer' – in unserem Fall ist es ein Google Sheet, das Ganze ist natürlich analog für Excel. Also wenn ihr in einer Microsoft-Umgebung arbeitet, könnt ihr das natürlich eins zu eins genauso für Excel verwenden, da würdet ihr eben hier sagen: 'Du bist mein kleiner Excel-Helfer'. 'Ich werde dir regelmäßig Fragen zu neuen Formeln stellen. Da mein Google Sheet auf Deutsch eingestellt ist, gib mir bitte nur Formeln im deutschen Google Sheets-Format.' Das würdet ihr natürlich dann auch analog bei Excel so sagen. Das ist relativ wichtig, weil die Formeln eben ja teilweise anders lauten und wir und nicht kompatibel sind. Also wenn ich jetzt eine US-Formel in mein deutsches Excel-Sheet reinkopiere, dann wird die Formel nicht funktionieren. Von daher das Stage Setting. Und wir fangen jetzt mal mit was ganz Einfachem an, und zwar sehen wir hier, dass wir Vornamen und Nachnamen haben. Wir möchten aber eventuell die beiden Namen zusammenfügen. Und machen wir jetzt hier einfach mal ein Feld 'Name'. Und jetzt müssen wir irgendwie 'Max Leerzeichen Müller' hierhin bekommen. Und da ich nicht mehr genau weiß, wie diese Formel lautet, stellen wir jetzt einfach die Frage an ChatGPT. So, und zwar schreiben wir jetzt hier rein: 'Ich habe ein Google Sheet mit Vor- und Nachnamen in separaten Spalten, Spalte A und B. Wie lautet die Formel, um diese in Spalte C zusammenzuführen?' Also, desto genauer ihr seid mit den Angaben von euren Spalten, desto einfacher könnt ihr dann einfach auch die Formel kopieren. In unserem Fall sagt er hier: 'A1 und' – hier mit den Tabs für Leerzeichen – 'und B1'. Das Ganze probieren wir jetzt einfach mal. Und zwar ist das hier bei uns nicht A1 und B1, weil wir in der zweiten Zeile sind. Und probieren das jetzt und sehen jetzt auch hier: Wir können direkt alles runterziehen und haben genau das Ergebnis, was wir gerne hätten. Gleiche geht natürlich auch umgekehrt. Also kommt es oft vor, dass ihr zum Beispiel Vor- und Nachnamen in einer Spalte habt, aber die Spalten trennen möchtet, weil ihr zum Beispiel vielleicht eine Ansprache machen wollt und habt einen Placeholder in eurem in eurem Tool, in eurem E-Mail-Tool, und wollt die Person mit Vornamen nur nennen. Und das heißt, da braucht ihr eine separate Spalte nur mit dem Vornamen. Und das würden wir quasi ähnlich gestalten. Wir würden hier sagen: 'Ich habe ein Google Sheet mit dem Namen in einer Spalte, also C, und ich möchte Vor- und Nachnamen in einer separaten Spalte, also D und E. Wie lautet die Formel für die Spalten für den Vor- und Nachnamen?' Da wir jetzt zwei neue Spalten haben, brauchen wir zwei verschiedene Formeln, und zwar einmal für den Vornamen, einmal für den Nachnamen. Das Ganze stellen wir jetzt hier direkt mal. Und jetzt sehen wir hier, wir haben eine Formel für Spalte D und wir haben eine Formel für Spalte E. Und es wird uns hier gesagt: 'Hey, links schau quasi' – also übersetzt heißt es: Schau in der Zelle, wo der Name steht, suche dir Leerzeichen, weil Leerzeichen ist ein Indikator für: Jetzt fängt der Nachname an, und gib mir dann quasi ja den Vornamen zurück. Das Ganze probieren wir jetzt mal aus. Es wird anschaulicher, wenn wir das hier reinkopieren. Im ersten Schritt müssen wir aber hier die zwei neuen Spalten einfügen, und zwar genau die D und E, die wir gerade besprochen haben. Und sagen jetzt hier wieder 'Vorname 2' und 'Vor- und Nachname 2', einfach weil wir in der ersten zweiten Spalte schon die Namen haben. Kopieren jetzt noch mal hier kurz die Zelle rüber für den Vornamen, geben hier ein – auch hier würden wir wieder jetzt auf C2 gehen, das habe ich natürlich nicht spezifiziert, dass wir eine eine Namensleiste oben quasi haben oder Spalte Zeile. Und jetzt können wir hier auch wieder einfach alles runterziehen und sehen, dass wir jetzt hier nur den Vornamen haben. Und genauso würden wir jetzt hier den zweite Teil nutzen und geben jetzt hier auch wieder C2 ein. Und sehen – ups, dass wir hier den Nachnamen haben. Den können wir jetzt auch komplett einmal runterziehen. Sind also quasi wieder beim Ausgang. Wir haben es einmal zusammengefügt mit einer Formel und haben dann mit einer neuen Formel die Namen wieder getrennt. So, wenn wir jetzt genau hinschauen, sehen wir aber, dass hier ein kleiner Fehler passiert ist, und zwar habe ich absichtlich hier bei der Lisa und bei der Emilia einen Zweitnamen hinzugefügt mit einem Leerzeichen. Und die Formel aktuell nimmt den Zweitnamen mit zum Nachnamen. Das wollen wir korrigieren. Also geben wir hier noch ein bisschen genauere Informationen an und sagen jetzt: 'Ich habe ein Google Sheet mit dem Namen in einer Spalte C. Ich möchte Vor- und Nachnamen in separaten Spalten D und E. Es kann sein, dass eine Person zwei Vornamen hat. Die beiden Vornamen und der Nachname sind mit einem Leerzeichen getrennt. Die Vornamen sollen dann beide in Spalte D in Zeile 2 erscheinen. Der Nachname soll alleine in Spalte E erscheinen. Wie lautet die Formel für die Spalten und für den, also für die beiden Spalten für den Vor- und den Nachnamen?' Und jetzt haben wir hier eine aktualisierte Formel und haben zusätzlich auch noch eine Erklärung zu der Formel, wenn uns das interessiert. Und das ist das Coole, wenn wir zusammenarbeiten mit ChatGPT: bekommen wir nicht nur die richtige Formel, hoffentlich richtige Formel, sondern auch eine Erklärung. Das Erste, was wir hier aber machen müssen: Wir brauchen wieder zwei neue Spalten und würden die jetzt einfach 'Vorname' und 'Nachname 3' nennen, um die Spaltentitel zu unterscheiden. Und kopieren jetzt hier zunächst die Formel für den Vornamen und schauen, was das Ergebnis ist, und haben hier einen Value-Fehler. Und Fehler können immer passieren, und das Gute ist, dass ihr jetzt den Fehler kopieren könnt und dann wiederum den Fehler in ChatGPT reinkopieren könnt: 'Ich habe diesen Fehler erhalten.' So, und jetzt bekommen wir eine Erklärung: Tritt auf, weil die Formel ein zweites Leerzeichen erwartet, das beim Namen ohne zweiten Vornamen nicht vorhanden ist. Dafür können wir die Formel so anpassen, dass sie flexibel sowohl für Namen mit einem als auch mit zwei Vornamen funktioniert. Das Ganze probieren wir jetzt noch mal und kopieren jetzt hier die Formel rein und sehen: Für den Max hat das schon mal sehr gut funktioniert. Wir ziehen das Ganze bis nach unten, und wir haben jetzt hier die Lisa Tina und die Emilia Marie mit den beiden Vornamen unter der Vornamenspalte. Jetzt testen wir natürlich auch noch mal die Nachnamen-Formel. Und kopieren die hier wieder rein und haben hier tatsächlich wieder einen Value-Fehler. Mal gucken, ob ich die letzte runtergezogen habe. Ja, haben wieder einen Value-Fehler. Den kopieren wir auch wieder: 'Für den Nachnamen habe ich folgenden Fehler erhalten.' Und haben hier auch quasi den Fehler identifiziert und haben jetzt hier noch mal eine Korrektur. Auch hier kopieren wir wieder die Formel und sehen jetzt: Täterätä, es ist alles richtig. Der Nachname der Zweitname ist auch nicht noch mal beim Nachnamen dabei. Wir haben also genau das erreicht. Wir haben hier eine extrem lange Formel, die wahrscheinlich mit Trial-and-Error, mit Selbstrausfinden oder Googeln sehr lange gebraucht hätten, um die Formel zu finden. Also, was haben wir gelernt? Es ist nicht nur gut, dass ChatGPT uns Formeln gibt, sondern auch, wenn es einen Fehler gibt, können wir den Fehler reinkopieren und bekommen dann im Nachgang mit ein bisschen Back-and-Forth die richtige Formel. So, als Nächstes machen wir was ein bisschen Mathematischeres, und zwar haben wir hier in Spalte M das Eintrittsdatum. Und wir möchten jetzt die Dienst das Dienstalter oder die Dienstzugehörigkeit ausrechnen. Das heißt, wir brauchen die Differenz zwischen dem Datum heute und dem Eintrittsdatum. Und auch hier fragen wir wieder ChatGPT: 'Ich möchte das Dienstalter der Mitarbeiter basierend auf ihrem Eintrittsdatum berechnen. Das Eintrittsdatum ist in Spalte M, das Dienstalter soll in Spalte N, Start ist in Zeile 2.' Und auch hier schauen wir wieder, was wir bekommen. Wir haben hier eine Formel quasi DATEDIF M2 mit dem Datum heute und in Jahren. Ich könnte jetzt noch spezifizieren, dass ich gerne Monate hätte. Sagt er mir sogar: Zusätzlicher Hinweis: Falls du auch Monate oder Tage anzeigen möchtest, kann ich die Formel noch anpassen. 'Ich will auch Monate.' Tage sind mir nicht so wichtig. Und jetzt sehen wir hier, okay, ChatGPT hätte gerne Feedback. Fairerweise ist hier die Formel die gleiche, und die Erklärung ist auch fast die gleiche. Aber wir kopieren jetzt aber hier erstmal die Formel und schauen, ob wir damit zum Ziel kommen. Erstmal müssen wir hier eine neue Spalte einfügen mit 'Dienstalter' und probieren jetzt die Formel aus und sehen tatsächlich hier 6 Jahre und 5 Monate. Und können das Ganze hier jetzt wieder runterkopieren. Also es macht tatsächlich Sinn: Wir sind aktuell im November 24 und Eintrittsdatum war 2018 im Mai, sind also tatsächlich 6 Jahre und 5 volle Monate. So, und jetzt schauen wir uns noch mal eine Sache an, die ein bisschen komplizierter ist, und zwar ein SVERWEIS beziehungsweise im Englischen VLOOKUP. Wir haben hier unten ein zweites Tab, was wir Analyse-Tab nennen, und wir hätten gerne hier in der dritten Spalte, also Spalte C, in Zelle C1 das Gehalt von der Person, die wir hier in dieses Feld reinschreiben. Und dafür würde man normalerweise einen SVERWEIS nutzen, und den können wir auch prompten. Allerdings hat der SVERWEIS in Anführungsstrichen das Problem, dass man dem genau sagen muss, in welcher Spalte welche Daten zu finden sind. Also da müssten wir angeben: Okay, in Spalte A ist der Name, und dann musst du eins, zwei, drei Spalten nach rechts gehen, um mir dann diesen Wert auszuspucken, wenn du den Namen in der ersten Spalte findest. Und es wäre möglich, ohne jetzt dieses dieses Google Sheet an ChatGPT zu geben, auch mit Prompten dorthin zu kommen. Wenn ihr aber Daten habt – und das möchte ich euch noch kurz zeigen –, die nicht kritisch sind – jetzt in dem Fall sind Daten von Mitarbeitenden mit Gehältern und so weiter, die sollte man jetzt natürlich nicht einfach so blind in ChatGPT reinkopieren, es sei denn, ihr seid auf der Enterprise-Version und auf eurer eigenen Instanz und damit sind die Daten bei euch und bleiben bei euch. Ich zeige euch jetzt aber mal mit diesen fiktiven Daten hier, wie so was funktionieren würde. Und zwar laden wir hier im ersten Schritt die File runter. Und dann, sobald wir es gemacht haben, ziehen wir die File hier in ChatGPT rein und geben jetzt die genauen Angaben. Und zwar möchten wir in Feld C1 von diesem Analyse-Tab das jährliche Gehalt von der Person, die in Zelle B1 vom Tab Analyse-Tab zu finden ist. Und zwar gehen wir noch mal hier drauf als Erinnerung: Analyse-Tab, C1, hier möchten wir das Ergebnis, und die Person steht hier in B1. Jetzt gehen wir wieder hier zurück: 'Aktuell steht dort Sophia Lange, ich möchte die Formel aber variabel gestalten. Die Liste aller Mitarbeiter inklusive dem jährlichen Gehalt ist in dem Tab Daten zu finden', also unser erstes Tab. 'Wie lautet die Formel, die ich in Zelle C1 vom Tab Analyse-Tab einfügen muss?' So, und jetzt haben wir hier eine Formel bekommen mit einer Erklärung. Wir kopieren jetzt mal diese Formel und geben die genau hier ein und schauen mal, ob die funktioniert. Und tatsächlich: Sophia Lange, 60.000 €. Schauen wir uns direkt mal an. So, wo ist die Sophia Lange? Ist hier unten, und die verdient tatsächlich 60.000 €. Jetzt probieren wir einfach noch mal eine andere Person: die Sarah Schulz zum Beispiel. Ersetzen hier den Namen und sehen jetzt hier: da die 56.000 €, und das sind genau hier genau der Wert, den wir suchen. So, und das war es auch schon. Mit den Schritten kannst du ChatGPT nutzen, um selbst komplizierte Google-Sheet-Formeln oder Excel-Formeln zu erstellen und auch anzuwenden. Wir haben gesehen, wie einfach es sein kann, auch wenn die Formeln komplex sind, die ja Formeln mit Hilfe und Unterstützung und Erklärungen erstellen zu lassen, ohne stundenlang in Google suchen zu müssen oder ja, in die Problematik zu laufen, dass die deutschen Formeln dann doch anders sind als die englischen Formeln, und haben quasi so einen sehr einfachen Weg, um uns bei unseren Excel-Problemen zu unterstützen. Wir können ChatGPT nämlich nicht nur nach Formeln fragen, sondern können ihm auch das Sheet zeigen, sofern es jetzt keine kritischen Daten sind. Und ja, spart natürlich extrem viel Zeit, und es eröffnet uns, glaube ich, ganz neue Möglichkeiten für die Datenanalyse und die Datenverarbeitung. Denk gerne drüber nach, was du in deinem Alltag alles ja einsetzen kannst, mit dem Tool umsetzen kannst, und gib gerne Bescheid, welche komplizierten Formeln du gelöst hast. Vielleicht willst du dann Verkaufszahlen analysieren oder vielleicht einfach dein nächstes Urlaubsbudget planen, was auch immer du vorhast mit Excel, mit ChatGPT wird alles sicherlich noch mal deutlich einfacher. Und wir wünschen dir viel Spaß damit.