Meetings analysieren & vorbereiten mit Claude und Google Kalender

Hi und herzlich willkommen zum heutigen Snip. Heute möchte ich dir zeigen, wie du mit Claude und Google, also zusammen mit deinem Kalender und einem LLM, viel effizienter und effektiver arbeiten kannst. Dafür gehen wir zunächst mal hier in Claude rein. Für die, die Claude nicht kennen: Claude ist eine Alternative zu ChatGPT, die auch sehr stark ist. Anthropic, das Unternehmen hinter Claude, und OpenAI liefern sich da immer ein Kopf-an-Kopf-Rennen. Und es gibt einfach gewisse Features, die bei ChatGPT besser sind, es gibt andere, die bei Claude besser sind. Bei Claude wird insbesondere gelobt, wie gut Claude schreibt, aber da hat einfach jeder seine eigene Präferenz. Was auf jeden Fall hier spannend ist, ist, dass ich Claude mit meinem Google Kalender verbinden kann. Das Ganze, und das muss man dazusagen, geht nur in der Zahlversion von Claude, also nicht in der Free-Version, und diese Pro-Version kostet bei einem jährlichen Abo 15 Euro im Monat. Und hier sieht man das noch mal in der Übersicht: Hier in diesem Pro-Plan, den wir uns gerade angeschaut haben, ist eben das Google Drive, Gmail und Google Kalender mit dabei. Heute interessiert uns aber vor allem die Google Kalender Integration. Und wenn ihr hier in so einem Chat seid, also einfach wenn ihr hier auf „Neuer Chat“ klickt, dann habt ihr hier unten den Knopf „Apps verbinden“. Und wenn man da draufklickt, hat man hier verschiedene Optionen. Wir können also auch Google Drive und Gmail connecten, das Ganze machen wir auch noch mal in weiteren Snips. Hier möchten wir aber heute den Google Kalender verbinden. Und wenn wir hier draufklicken, dann sehen wir unsere verschiedenen Google-Accounts, und hier connecte ich jetzt mal meinen snipKI-Account und gehe dann weiter. Natürlich musst du wissen, dass du hier gewisse Rechte einfach an Claude gibst. Claude kann natürlich deinen Kalender und die Einträge jetzt lesen und verstehen. Und klicken jetzt hier auf „Weiter“. Musst dir also immer bewusst sein, ob du das möchtest. Unsere Erfahrung ist, dass ja viele Leute Google-Dienste mit irgendwelchen anderen Tools connecten. Es ist jetzt auch nicht so, dass Claude mit euren Daten lernt, das ist da auch wichtig dazuzusagen, aber natürlich gibt es in gewisser Weise einen Informationsaustausch, dem du dir hier bewusst sein musst. So, fangen wir jetzt mit einem einfachen Prompt an, und zwar sage ich Claude hier, dass er in meinen Kalender schauen soll für den nächsten Montag und die Einladungen zusammenfassen soll und in einfachen Worten sagen soll, um was es in den Meetings geht und mir vor allem sagen, was ich vor der Teilnahme wissen sollte. Und wir können hier auf „Suche und Werkzeuge“ klicken, um dann die Kalendersuche zu aktivieren. Und die Websuche lasse ich jetzt einfach mal mit an, weil dann teilweise Claude auch schaut nach den Personen, die daran teilnehmen. Und daher lassen wir das Ganze jetzt hier einmal an. Ich schicke das Ganze ab. Was das Modell angeht: Könntest du auch Haiku nehmen, wenn du aber in der Oberfläche hier bist von Claude, dann, es sei denn, du bist an die Grenzen gekommen, an die man manchmal kommt bei Claude, würde ich eigentlich tendenziell immer das beste Modell wählen, und so machen wir das jetzt auch. So, und jetzt sehen wir: Er schaut in meinen Kalender für nächsten Montag. Er versteht auch, welches Datum heute ist, ich muss also nicht das genaue Datum angeben. Und jetzt werden hier meine Meetings zusammengefasst. So, und ich scrolle jetzt mal nicht ganz nach unten, weil dann unten noch Termine mit Externen kommen und die möchte ich jetzt hier nicht jedem zeigen. Wir sehen aber hier strukturiert in Vormittag, Nachmittag oder Vormittag, Mittag und dann auch noch in den Nachmittag die einzelnen Meetings. Montagmorgens habe ich immer mein Lieblings-Meeting, mein Kick-off-Meeting mit Jens. Danach haben wir ein Meeting mit unseren Entwicklern, die die Plattform weiterentwickeln. Dann habe ich einen privaten Physiotermin. Parallel aktuell zum Physiotermin noch ein Weekly Content Call, den wir mit unseren tollen Content Creators und Experten und Expertinnen haben, und dann kommen noch einige Vertriebs-Calls, also Sales Calls am Nachmittag, die ich jetzt hier, wie gesagt, auf die ich hier nicht weiter eingehen möchte. Jetzt kann ich Claude aber nicht nur nutzen, um mir eine Übersicht zu geben meiner Termine, sondern ich kann auch Claude dabei nutzen, mich auf gewisse Termine vorzubereiten. Und wir haben jetzt hier nächste Woche unseren Content Call und da sage ich jetzt einfach: „Bereite mich auf mein Meeting Weekly Content Call vor. Wer ist in dieser Einladung genannt, welche Rollen haben sie und was könnte ihnen in dem Meeting wichtig sein?“ Auch hier habe ich die Websuche an und die Kalendersuche an und schicke das Ganze jetzt los. Und hier sehen wir sogar, ich habe sogar einen Fehler gemacht in meinem Prompt, weil ich habe hier „morgen“ reingeschrieben. Das Meeting ist aber für mich erst in ein paar Tagen. Claude war hier trotzdem schlau genug zu verstehen, dass ich wahrscheinlich das nächste Weekly Content Meeting meine und das wäre dann am 26. Und jetzt sehen wir hier die Teilnehmenden: Das bin ich, das ist Jens. Claude versteht, dass wir Kollegen sind, da wir die gleiche Domain haben. Und Jannecke, unser Super-Werkstudent, Nicole, Anne und Pezel, Sascha, die ihr alle kennt aus zahlreichen Snips. Und wir haben hier gewisse Interessen genannt bekommen der Personen, Informationen zu der Rolle und dann hier unten und drunter eben noch Besonderheiten zur Vorbereitung. Was interessant ist: Einmal Meeting-Notizen, also dass wir ein verknüpftes Google Doc haben, was wir prüfen sollten. Hier konnte Claude noch nicht das Google Doc analysieren, weil wir Claude noch nicht das Recht gegeben haben, unser Google Drive eben anzuschauen. Daher sagt mir Claude hier, ich sollte mir das selbst mal anschauen. Dann bekomme ich eine Übersicht der des Status, also wer hat schon zugesagt für dieses Meeting. Wir sehen, wir brauchen noch ein paar Rückmeldungen. Und ja, er erkennt, dass das ein regelmäßiges, wiederkehrendes Meeting ist, also kein einmaliges Meeting, und hat jetzt hier noch gewisse Empfehlungen für meine Vorbereitung: Also dass ich die Notizen mir anschauen soll, dass ich, es geht um Content, dass wir den aktuellen Status prüfen, also die Einreichungen unserer Experten und Expertinnen und was sonst für die Woche geplant ist an Snips und Tutorials. Und dann eben noch teilnehmerspezifische Fragen, ist interessant, auf Basis der Informationen, die es da noch im Termin finden konnte, und er schlägt mir hier sogar eine kleine Agenda vor, die ich nützen könnte. Was ich auch noch machen kann: Ich kann jetzt hier noch ein bisschen tiefer einsteigen. Bei einem internen Meeting ist das jetzt natürlich weniger spannend, da kenne ich natürlich die Personen. Bei einem externen Meeting könnte ich mich aber jetzt noch besser auf die Personen vorbereiten und das machen wir jetzt hier einfach mal am Beispiel dieses Content-Meetings und sagen: „Bitte mache Research über jede einzelne Person im Netz. Was ist deren geschäftlicher Background?“ Und haben hier auf jeden Fall die Websuche an, schicken das Ganze ab und jetzt macht Claude quasi eine Recherche über jede teilnehmende Person und gibt uns sozusagen ein kleines Briefing über diese Personen, was eben vor allem bei einem externen Meeting mehr Sinn ergibt, als das bei einem internen Meeting der Fall ist, wo man natürlich jede Person in der Regel gut kennt. So, und jetzt sehen wir hier, dass quasi jede einzelne Person mit mindestens zehn Webquellen analysiert wurde. Und hier sehen wir das bei Jens sogar mit zweimal zehn und sollten also sehr detaillierte Informationen über die Personen bekommen, sofern die Person eindeutig identifizierbar war. Und klar, hier sehen wir die Infos über mich, über Jens, kennen uns natürlich sehr gut, und bei manchen Personen wurde beispielsweise auch kein detaillierter Background gefunden, beispielsweise hier bei Jannecke, unserem Werkstudent, der ist noch nicht ausführlich auf LinkedIn vertreten, das heißt, da hatte Claude es ein bisschen schwieriger. Bei allen anderen Personen passt das sehr, sehr gut. Haben also ein Minibriefing der teilnehmenden Personen. So, wir können das Ganze natürlich nicht nur nutzen, um uns auf einzelne Meetings vorzubereiten, wir können es auch als Coach nutzen, also ein Coach, der unsere Meetings analysiert und uns da Feedback zu gibt. Und der erste Schritt ist für mich, glaube ich, zu verstehen: Wie viele Meetings habe ich überhaupt, wie viel Zeit verbringe ich in Meetings? Weil ich jede Minute, die ich in einem Meeting verbringe, natürlich nicht für produktives Arbeiten verwenden kann. Und daher frage ich hier auch Claude, wie viel Zeit ich in Meetings verbracht habe, aber auch die Unterteilung in interne und externe Meetings und sage dann hier noch mal dazu, dass Blocker für Fokusarbeit eben nicht als Meeting gezählt werden sollen, weil das ja genau die Zeit ist, die ich quasi für mich nutze, um fokussiert zu arbeiten. So, und jetzt sehen wir hier, wir haben eine Analyse bekommen, allerdings nur für Montag und Dienstag, weil ich natürlich hier gesagt habe, dass diese Woche analysiert werden soll, und heute ist Mittwoch. Natürlich hätte ich gerne lieber eine Analyse der ganzen letzten Woche. Wir passen den Prompt also noch mal an: „Bitte analysiere nun die ganze letzte Woche, Montag bis Freitag.“ So, und jetzt sehen wir hier, dass einige Meetings und Ergebnisse analysiert wurden. Wir haben hier noch mal einen Überblick für jeden einzelnen Wochentag. Uns interessiert aber die Zusammenfassung. Sehen also: 6,5 Stunden interne Meetings, 17,5 Stunden externe Meetings, insgesamt 24 Stunden in Meetings und also im Schnitt fast 5 Stunden am Tag in Meetings. Jetzt lassen wir uns mal ein bisschen coachen: „Wie sieht mein Kalender im Hinblick auf Ausgewogenheit zwischen Meetings, Deep Work, Fokus-Blocker und Pausen aus? Was kann ich verbessern? Nutze als Grundlage die letzte Woche.“ So, und hier die schnellen Antworten: Was sind unsere Top-Prios in dem Jahr? Die Community weiter auszubauen und die KI-Führerscheine weiter auszubauen. Was sind die spezifischen Wachstumsziele? Über 2.000 neue Community-Mitglieder, individuelle und Corporate Accounts auf der snipKI-Lernplattform und mehr als 50 erfolgreich abgeschlossene KI-Führerschein-Programme. Der Führerschein ist unser Vier- beziehungsweise Acht-Wochen-Programm für ganze Teams, also Marketing-Teams oder Leadership-Teams, um diese von „Ich verstehe nicht ganz so viel von KI“ zu „Ich denke KI-first“ zu transformieren. Dann ist hier die Frage nach B2B oder B2C. Bei uns ist es B2B, aber B2C oder individuelle Member sind für uns auch super, da eben oft im Unternehmen erzählt wird, wie cool sie snipKI finden. Was sind unsere biggest Challenges? Vor allem die Zeit und Kapa zu finden, um die Social-Media-Kanäle zu bespielen und den Outbound-Vertrieb aufzubauen, dass unser Geschäft bisher komplett Inbound-basiert ist, aber bald gefixt, hoffentlich, fingers crossed. Und die Frage ist nach neuen Produkten noch: Ja, wir bauen eine neue Kompetenzschulung für Ärzte und Medical Companies in einer Partnerschaft mit zwei Experten und Expertinnen. Und dann wird noch unser Team gefragt: Das sind die zwei Gründer, Jens und ich, supportet von einem Team von acht KI-Experten und -Expertinnen, einem Werkstudent und zwei bald zwei Social-Media-Content-Creators und einem Social-Media-Manager. Dann schicken wir das Ganze mal weg und lassen jetzt mal unseren Kalender analysieren, ob wir an den richtigen Themen arbeiten, um unsere Ziele zu erreichen, gemeinsam eben hier mit dem Background über snipKI, der in der Space dieses Projektes hier eben zur Verfügung steht. Und jetzt sehen wir, die Kalender analysiert, die ich so habe, dann wird der Kalender für 2025 analysiert. Wir sehen hier den Python-Code, der da im Hintergrund läuft, und wir lehnen uns jetzt einfach mal zurück und warten auf das Ergebnis. Und hier haben wir jetzt das Ergebnis. Natürlich interessieren dich hier nicht Details, aber hier wird quasi noch mal analysiert oder gesplittet in Focus Work, in Sales Acquisition, in den Führerschein, wie viel Prozent meiner Zeit ich auf welchen Aufgaben verbracht habe, die eben relevant sind für meine Ziele. Und dann wird das Ganze gecheckt und mit meinen Priorities verglichen, dann bekomme ich hier noch Feedback dazu, wo ich mehr Fokus legen könnte, um quasi den, ja, angegebenen Zielen schneller hinterherzukommen. Und kann dann hier Schritt für Schritt durchgehen. Tatsächlich sind hier einige relevante und gute Punkte dabei, die ich selbst einschätzen kann. Und von daher ein ganz cooler Weg, um noch mal ja eine zweite Perspektive, einen anderen Blick sozusagen von jemand, auch wenn der Jemand oder die Jemand hier eine KI ist, gibt, glaube ich, immer Sinn, sich da mal zu hinterfragen und sich eine weitere Meinung einzuholen. Ja, und das war's auch schon. Wir haben heute gesehen, wie wir Claude mit unserem Google Kalender verbinden können, wie wir die Verbindung nutzen können, um ja einfache Sachen wie „Gib mir mal eine Zusammenfassung meiner kommenden Meetings“ zu bekommen, wie ich dieses Tool nutzen kann, um auch weiteren Research über Personen zu machen, die an einem Meeting teilnehmen. Also kann eigentlich sehr schnell fragen hier: „Erzähl mir mal was oder researche noch mal die Person. Was ist relevant für dieses Meeting?“, und bekomme da Informationen. Kann aber auch, wenn man einen Schritt weiter rauszoomt, sich Feedback geben lassen zu seiner Woche, ob man ja an den richtigen Themen arbeitet, ob man genug Zeit für die verschiedenen Themen ja allokiert. Und daher eigentlich ja viele spannende Möglichkeiten, die man eben nutzen und umsetzen kann durch diese Claude- und Google-Kalender-Verbindung. Viel Spaß beim Ausprobieren!