Grundlagen von Make.com: Automatisiere deine Prozesse effizient (Teil 1)

Mit Make.com kannst du Tausende verschiedene Apps untereinander automatisieren und hier Prozesse mit und ohne KI viel, viel effizienter steuern. Und das wollen wir dir in diesem Video und in den folgenden Videos einmal genauer erklären. Das ist das erste Video einer mehrteiligen Make.com Grundlagen-Videoreihe, und ich möchte dir hier mal zeigen, wie du das Tool wirklich effektiv nutzt, weil wir bei snipKI auch einige Videos dazu haben, wo Prozesse mit Make.com beispielsweise auch automatisiert werden, und da wurden sich hier und da mal die Grundlagen gewünscht. Und deswegen starten wir hier mal ganz einfach mit Make. Das heißt, du wirst hier erfahren, was das Tool eigentlich ist, wie es aufgebaut ist, wie du es nutzen kannst und wie du am Ende des Tages dann auch verschiedene eigene Prozesse damit erstellen kannst. Und dafür springen wir direkt mal rein in Make.com. Auf der Startseite ist das Ding eigentlich relativ selbsterklärend. Du siehst hier, wie es funktioniert, du siehst hier auch eine einfache Grafik. Das heißt, du hast hier wirklich eine Canvas-Oberfläche, wo wir gleich auch noch mal reinspringen werden, wo verschiedene Tools miteinander verknüpft werden können, ganz, ganz einfach, und damit Prozesse automatisiert werden können. Du siehst auch hier, wenn man weiter runterscrollt, einige weitere Use Cases, dass es verschiedene Templates gibt, wo wir gleich noch mal reinschauen. Also hier schon definitiv ein sehr, sehr cooles Tool, vergleichbar mit Zapier, aber der Vorteil: Du kannst sogar Europa-Server mit Europa-Standort auswählen. Das heißt hier, was das Thema DSGVO angeht, vielleicht noch mal eine bessere Wahl für dich. Bevor wir aber reinspringen, ganz, ganz kurz zum Pricing und zu den Preisen, die man hier wählen kann. Ziehen wir hier mal ein bisschen nach rechts, damit wir alles sehen. Wir bleiben mal hier bei dem Monthly-Paket, damit wir hier auch die relevanten Preise haben. Du siehst ganz rechts, wo mein Bild gerade ist, der Enterprise-Plan. Das heißt, wenn du hier ganz, ganz viel Geld ausgeben willst und ein ganz, ganz großes individuelles Thema haben willst, dann kannst du natürlich mit Make.com immer reden, aber gerade zum Start sind natürlich hier erstmal die entsprechenden Pakete sinnvoll, sich anzuschauen. Und du siehst ganz vorne, das ist ganz cool zum Einstieg: Es gibt ein kostenloses Paket. Und hier hast du 1.000 Operations, also dafür steht Ops, im Monat kostenlos. Eine Operation ist quasi ein Schritt in einem Workflow, den wir auch noch mal nachher zeigen. Das heißt, hier hast du gerade für einfache Workflows, für eine einfache Nutzung, vielleicht noch nicht so individuell und noch nicht so umfangreich, einen sehr, sehr guten Start. Und du siehst hier aber auch: Du hast hier den No-Code-Builder, du hast über 1.000 verschiedene Apps, die du miteinander verknüpfen kannst. Und wenn du dann aber merkst: Hm, okay, das kann für meine Arbeit echt schon Zeit sparen – und das merkt man meiner Meinung nach relativ schnell –, dann hast du hier aber auch einen sehr guten kostenpflichtigen Plan, mit dem du schon echt viel machen kannst. Du siehst hier gerade für 11 Euro im Monat oder 11 Dollar im Monat fast, hast du direkt 10.000 Operations im Monat. Das Ganze kannst du hier auch noch mal hochsetzen. Das heißt, je nachdem, wie du siehst, wie deine Anwendung ist, wie viele Operations du wirklich umsetzt, desto eher kannst du hier auch skalieren. Und du siehst, wenn wir jetzt sagen, wir machen jetzt einfach mal 40.000, dann bist du auch trotzdem bei 34 Euro im Monat. Und gerade wenn man dieses Level an Operations oder an Prozessen hat, dann automatisiert man ja schon einige Prozesse und spart im besten Falle mehr als 34 Euro im Monat an Zeit. Das heißt, hier eine schöne, transparente Möglichkeit, hier alles zu nutzen. Und auch von den Features hast du eigentlich in dem Core-Plan hier die meisten Sachen mit da drin. Ich persönlich nutze auch den Core-Plan aktuell noch, kaufe mir manchmal ein paar Operations dazu, wenn es ein bisschen eng wird, aber fahre damit sehr, sehr gut. Und wenn du dich dann anmeldest bei Make, dann hast du dann auch die Möglichkeit, verschiedene Integrationen zu nutzen. Und bevor wir uns das genauer anschauen, einmal kurz, wie das denn vom Grund her so funktioniert. Du siehst, der Titel ist hier relativ klar gewählt: Connect anything. Und das ist eigentlich auch der Plan. Das heißt, du hast über 1.000 verschiedene Apps, die miteinander verknüpft werden können. Und du siehst hier schon ganz, ganz viele: Airtable, ChatGPT, HubSpot als CRM, Calendly, Google Mail, Google Sheets, Telegram, Slack. Also eigentlich alles, was so im Web als Applikation da ist, kann miteinander verknüpft werden und kann miteinander sprechen. Du siehst auch so was hier wie WordPress als CMS-System, Social-Media-Sachen wie Instagram, E-Commerce-Sachen wie Shopify, Google Contacts, also wirklich LinkedIn. Und wir könnten jetzt hier wahrscheinlich noch das ganze Video einfach nur die Sache durchscrollen. Du siehst, es sind einige Sachen da, also vieles, was man so nutzen möchte. Man kann hier auch einfach über die Suche schnell herausfinden, ob das, was man denn nutzen möchte, dann da ist. Und jede dieser Applikationen beziehungsweise Integration funktioniert über Trigger und über Aktionen. Und dazu suchen wir uns mal ein einfaches Beispiel raus. Wir können zum Beispiel einfach mal Google Sheets nehmen. Und wenn du dann auf so einer Integrationsseite bist, wie hier bei Google Sheets, dann kannst du hier ein bisschen runterscrollen und siehst hier nämlich auch alle Module, nämlich die Trigger, die Aktionen und auch noch eine Search-Funktion, auf die kommen wir aber später vielleicht noch mal drauf zurück. Aber grundsätzlich, was ganz, ganz wichtig ist zum Verständnis her: Du hast immer einen Trigger-Bereich und einen Aktionsbereich. Was ist der Unterschied? Du siehst hier schon Trigger gerade bei Google Sheets. Das heißt, du hast eine Tabelle, und jeder Workflow muss ja immer loslegen. Das heißt, irgendwas stößt diese Automatisierung an. Das kann entweder eine zeitliche Komponente sein, das heißt, dass du sagst, der Workflow soll jeden Morgen um 8 Uhr durchlaufen, wäre ein anderes Thema, oder wenn irgendetwas in einer App passiert. Und das ist genau dieser Trigger. Das heißt, wenn in dem Falle hier in Google Sheets eine Änderung stattfindet oder eine neue Zeile hinzugefügt wird, dann funktioniert das als Trigger und gibt dann quasi dem Workflow das Signal: Jetzt kannst du losstarten. Und darauf folgen dann weitere Aktionen. Das heißt, jeder Workflow hat einen Trigger, der quasi loslegt und der dann quasi dem Workflow das Signal gibt: Okay, jetzt bitte alle weiteren Schritte durchführen. Und dann kommen diese Aktionen ins Spiel. Jeder Workflow kann beliebig viele Aktionen haben, das können sehr große, komplexe Workflows auch werden. Und du siehst, hier sind auch bei Google Sheets dann entsprechende Aktionen mit drin. Das heißt zum Beispiel eine neue Zeile hinzufügen, ein neues Tabellenblatt hinzufügen, eine Zeile auch vielleicht löschen oder irgendwas kopieren, etwas hinzufügen, eine Formel ausführen, also ganz viele Aktionen, die in einem Google Sheet stattfinden können, wenn irgendwas anderes passiert. Und das kannst du appübergreifend machen. Das heißt, wir haben jetzt hier als Beispiel – wir gehen gleich auch noch mal in die Plattform rein –, wenn zum Beispiel in Google Sheets eine neue Zeile hinzugefügt wird, wäre das hier zum Beispiel der Trigger. Und wenn wir dann einfach noch mal zurückgehen auf die Integrationen, könnten wir zum Beispiel sagen: Jedes Mal, wenn in Google Sheets eine neue Zeile hinzugefügt wird, dann gehen wir mal bei Google Mail rein. Gucken wir mal hier, was haben wir hier als Aktionen: Send an Email. So, das heißt, wir können jetzt sagen: Jedes Mal, wenn in Google Sheets eine neue Zeile hinzugefügt wird, wird eine E-Mail versendet. Und das ist jetzt ein ganz, ganz einfaches Beispiel, aber du kannst hier wirklich aus diesen Tausenden verschiedenen Apps immer miteinander kombinieren. Das heißt, wenn irgendwo was passiert, kann das weitergetragen werden. Und das gucken wir uns auch in der ganzen Videoreihe einfach mal genauer an. Ich springe auch einfach mal direkt in Make kurz rein, damit du siehst, wie das Dashboard hier aussieht. Wir gehen hier auch noch mal auf ein paar Sachen später noch mal ein, aber wichtig ist vor allen Dingen hier der Bereich Szenarios, weil ein Szenario ist quasi der Bereich, wo du quasi Workflows definierst. Das heißt, wir haben hier in den Szenarios die Möglichkeit, ein neues zu erstellen und damit unseren eigenen Workflow zu starten. Das machen wir dann auch im späteren Video mal. Zum Demonstrieren will ich dir aber einfach mal den Start über ein Template zeigen. Du hast nämlich bei Make.com, wenn du hier auf der Startseite bist beziehungsweise auf der Seite, dann hast du hier bei Solutions auch die Möglichkeit, über Templates zu gehen. Und wenn du bei den Templates bist, dann ist der Name eigentlich schon Programm. Du siehst, hier sind über 6.000 verschiedene Templates aus verschiedenen Kategorien mit verschiedenen Apps mit drin. Und das Schöne ist hier: Diese Templates, die du hier siehst, die kann man dann einfach sich in seinen Make-Account kopieren und nutzen. Also, wenn wir jetzt hier zum Beispiel einfach mal noch mal weiterladen und wir zum Beispiel so was wie, oder wir nehmen hier ganz oben: Create a Gmail draft message from a new Google Sheets row. Also eigentlich genau das, was wir gerade erzählt haben: Wenn in einer Google-Tabelle eine neue Zeile definiert wird, dann soll ein neuer Draft, also keine E-Mail rausgesendet werden, sondern eine neue Vorlage für eine E-Mail erstellt werden. Und hier sieht man dann eine kurze Beschreibung über das Template, was es denn kann, noch verschiedene weitere Templates, die dazu passen. Wir haben aber auch hier den Button Get this template. Und wenn wir da draufklicken und wir eingeloggt sind in Make, dann springen wir direkt in dieses Template rein. Und wir sehen hier ganz, ganz schön, was in dem Template passiert durch die kleinen grünen Punkte. Bei größeren Templates macht das dann noch mehr Sinn, weil dann die Punkte auch noch mal anders laufen. Wir können aber hier jetzt zum Beispiel sagen: Start guided setup oder Create new scenario from template. Und wenn wir gerade am Anfang sind, ist es total spannend, hier auch einfach auf Guided zu gehen, weil wir hier jetzt wirklich durchgeführt werden. Also wir werden hier wirklich durchgeführt: Schritt 1, bitte hier den Google Sheets Connector machen – das machen wir im zweiten Video –, das Spreadsheet auswählen etc. Wir wählen mal hier einfach mal was aus und gucken einfach mal, dass wir den Guided-Bereich auch noch mal im zweiten Schritt machen. Das heißt, wir nutzen hier einfach mal eine ganz alte Tabelle von einem alten Projekt von mir, wählen hier ein Sheet aus, können auf Continue gehen und werden hier jetzt einfach noch mal weitergeführt. Das heißt: Okay, wir haben jetzt hier die Daten. Jetzt ist der Account hier nicht bei mir richtig verknüpft, aber in der Regel kannst du dann hier wirklich weitergeführt werden. Und das ist ganz schön, um hier einen Start zu finden, um wirklich Schritt für Schritt in den Aufbau reinzugehen und dann ein Template aus einer Vorlage zu definieren beziehungsweise einen Workflow und diesen dann auch zu nutzen. Das heißt, die Templates gerne mal anschauen, verlinken wir auch im Video oder unterm Video, und damit hast du schon mal einen guten Start, wenn du keine Idee hast, was du vielleicht automatisieren kannst, und kommst auch viel, viel mehr auf Ideen, was du dann am Ende des Tages auch automatisieren kannst. Und das war so der erste Schritt in Make. Das heißt, du weißt, was ein Trigger ist, du weißt, was eine Action ist, du hast so ein bisschen das Gefühl, wofür Make auch nützlich ist. Guck dir gerne mal all die Templates an, auch links die Kategorien, da gab es noch mal ein paar mehr Inspirationen, um vielleicht die erste Idee zu finden, was du denn automatisieren kannst. Und dank dem kostenlosen Plan kannst du dann einfach auch sehr, sehr einfach losstarten und erste Erfahrungen damit machen. Und im zweiten Video gehen wir dann noch mal ein bisschen auf das einzelne, auf den genauen Prozess ein und erstellen auch mal ein eigenes Szenario. Aber beim Ausprobieren und beim Anmelden in Make wünsche ich dir erstmal ganz viel Spaß, und vielleicht hast du schon die ersten Ideen, was du damit automatisieren kannst. Bis zum nächsten Snip!